Wie lassen sich KI-gestützte Sprachmodelle sinnvoll im Unternehmensalltag nutzen? Dieser Frage widmete sich der zweiteilige Workshop „Bau eines CustomGPT“, der im Rahmen des EFRE-geförderten Projekts Produktion.Digital.Südwestfalen-PLUS+ von der Wirtschaftsförderungsgesellschaft Hochsauerlandkreis mbH (WFG HSK) durchgeführt wurde. An zwei Terminen – am 05.11. und 19.11.2025 – erhielten die Teilnehmenden in den Räumlichkeiten der bepro solutions GmbH in Schmallenberg einen fundierten Einblick in Chancen, Grenzen und konkrete Einsatzmöglichkeiten von individuellen KI-Assistenten. Referent beider Termine war Raphael Becker, Gründer und Geschäftsführer der bepro solutions GmbH.
Vom Grundlagenwissen zur konkreten Anwendung
Im ersten Workshop-Teil standen zunächst die Grundlagen Künstlicher Intelligenz im Mittelpunkt: Von der historischen Entwicklung über zentrale Begriffe wie Machine Learning, Deep Learning und Natural Language Processing bis hin zu aktuellen Anwendungsfeldern in Produktion, Verwaltung, Vertrieb und Marketing. Anhand praxisnaher Beispiele wurde deutlich, welche Potenziale sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen bieten – etwa in der Qualitätssicherung, im Kundenservice oder bei der Prozessoptimierung.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf dem Thema menschzentrierte KI: Wie lassen sich Mitarbeitende mitnehmen? Welche Rolle spielen Transparenz, Fairness und Datenschutz? Und welche Anforderungen ergeben sich aus dem EU AI Act für den vertrauenswürdigen Einsatz von KI-Systemen im Unternehmenskontext?
Zum Abschluss von Teil I wurden die Grundlagen des Prompt Engineerings vermittelt: Wie werden Aufgaben so formuliert, dass ein Sprachmodell wie ChatGPT zuverlässig, verständlich und im gewünschten Stil antwortet? Die Teilnehmenden lernten dabei ein einfaches Framework kennen, das von der klaren Rollenzuweisung für den KI-Assistenten über Aufgabenbeschreibung und Zieldefinition bis hin zu Formatvorgaben und Sicherheitsregeln reicht.
Auf Basis dieser Impulse sollten die Teilnehmenden bis zum zweiten Termin einen eigenen Anwendungsfall im Unternehmen definieren, ein kleines „Lastenheft“ für ihren CustomGPT formulieren und erste Prototypen erstellen.
Praxis im Fokus – konkrete Anwendungsfälle aus Unternehmen im HSK
Im zweiten Teil des Workshops am 19.11.2025 standen die Anwendungsfälle aus den Unternehmen der Teilnehmenden im Mittelpunkt. Die erarbeiteten CustomGPTs wurden vorgestellt, gemeinsam diskutiert und hinsichtlich Nutzen, Machbarkeit und Weiterentwicklung bewertet – vom ERP-Assistenzsystem bis zum TISAX-Helfer.
Während sich ein Anwendungsfall aus einem Unternehmen auf einen CustomGPT als virtuellen Assistenten fokussierte, der Mitarbeitende bei Fragen zur ERP-Bedienung im Tagesgeschäft unterstützt, bezog sich ein weiterer Use Case auf den Angebotsvergleich von Ausschreibungen und Angebote bei Bauvorhaben. Mit einer strukturierten Gegenüberstellung der Vergleichsangebote wird die Projektleitung bei der Auswahl unterstützt. Darüber hinaus wurde für Kleinstbetriebe ohne eigene Einkaufsabteilung ein persönlicher, virtueller Helfer entwickelt. Zudem entstand ein digitaler Assistent für Baurecht, der Fachwissen zu Konstruktion, Gebäudeklassen, Brandschutz und Leistungsverzeichnissen bündelt. Ein TISAX-Assistent soll Unternehmen bei der Überarbeitung von Richtlinien und der Erstellung praxisnaher Checklisten unterstützen. Abgerundet wurde die Bandbreite durch einen Assistenten für den Versand-Alltag, der Standardfragen zum ERP-System beantwortet und vorhandene Dokumentation besser nutzbar macht.
KI-Assistenten als praxisnahe Einstiegspunkte
Die beiden Workshop-Termine haben eindrucksvoll gezeigt, dass es in kleinen und mittelständischen Unternehmen bereits konkrete und vielfältige Einsatzbereiche für Künstliche Intelligenz gibt. Mit der selbstständigen Identifikation von Anwendungsfällen sowie der anschließenden Erstellung von eigenen CustomGPTs wurde den Teilnehmenden ein praxisnaher Einstieg mit direktem Mehrwert geboten. Entscheidend ist dabei weniger die perfekte Technik, sondern die klare Definition von Use Cases, Rollen, Zielen und Rahmenbedingungen (Datenschutz, Verantwortlichkeiten, Compliance).
Viele Teilnehmende nahmen aus dem Workshop konkrete nächste Schritte mit: vom weiteren Testen der erstellten Prototypen über die interne Sensibilisierung der Belegschaft bis hin zur Prüfung von weiterführenden Projekten.
Ein herzliches Dankeschön an alle Teilnehmenden aus den Unternehmen im Hochsauerlandkreis für ihre Offenheit und Kreativität und an den Dozent Raphael Becker der bepro solutions GmbH für die tolle Kooperation.
Hintergrund:
Der Workshop ist Teil des Projekts Produktion.Digital.Südwestfalen-PLUS der Wirtschaftsförderungsgesellschaft Hochsauerlandkreis mbH und wird in Kooperation der bepro solutions GmbH umgesetzt. Das Projekt wird mit Mitteln vom Land Nordrhein-Westfalen und der Europäischen Union gefördert.
Ansprechpartner:
René Rudat
Projektmanager PDS+
rene.rudat@hochsauerlandkreis.de
0291 94 1815
